Geert Vancoillie
• E-legalisaties en E-apostilles bij beëdigde vertalingen bespaarden al 35,3 miljoen euro
Leestijd: 6 minuten
•
03/10/2026
Belgische vertaalsector bespaarde al 35 mio euro sind invoering van het digitale platform [elegalisation.diplomatie.be] in 2022 met elektronische E-legalisaties en E-apostilles bij beëdigde vertalingen.
Voormalig Minister van Justitie Vincent Van Quickenborne (Open VLD) voerde in december 2022 de digitalisering van legalisaties van beëdigde vertaalde documenten in. Dankzij art. 34 van de wet van 6 december 2022 om justitie menselijker, sneller en straffer te maken IIbis kunnen beëdigde Vlaamse vertalers hun uitgevoerde vertalingen voortaan elektronisch legaliseren, zonder dat er nog verplaatsing naar de rechtbank van eerste aanleg nodig is.
België was één van de eerste landen in Europa die de E-legalisatie en E-apostille invoerde. In dit blogartikel vertellen we je alles wat je moet weten over (digitale) apostilles en (digitale) legalisaties, en berekenen we hoeveel de Belgische vertaalsector al heeft kunnen uitsparen sinds de invoering van dit elektronisch legalisatiesysteem.
1. Wat zijn (E-)apostilles en (E-)legalisaties?
Stel je voor, je gaat een eigendom in Spanje kopen en wenst dit te realiseren via jouw Belgische vennootschap. Dan zullen de Spaanse notaris en Spaanse advocaat die je hierin begeleiden jouw Belgische statuten en het uittreksel uit de KBO wensen te ontvangen in de Spaanse taal, vertaald door een Belgische beëdigde vertaler, of een Belgisch beëdigd vertaalkantoor zoals Crealingua.be vanuit het Nederlands naar het Spaans. Om de Spaanse vertaling rechtsgeldigheid te geven in het buitenland, namelijk Spanje, moet de vertaling die door de beëdigde vertaler werd uitgevoerd van een apostille worden voorzien.
Een apostille is een vorm van legalisatie die door het Verdrag van Den Haag uit 1961, het zogenaamde Apostilleverdrag, in het leven werd geroepen (meer hierover in volgend hoofdstuk). Legalisatie is de handeling waarbij een handtekening of stempel bij een publiek document authentiek wordt verklaard. Het heeft dus geen betrekking op de inhoud! Hierdoor kunnen vertaalde documenten gemakkelijk gebruikt worden in het buitenland, omdat de buitenlandse overheid zonder zorgen er mag van uitgaan dat het buitenlandse document rechtsgeldig is.
2. Wat is het verschil tussen een (E-)apostille en een (E-)legalisatie?
Indien het land waarin het beëdigd vertaalde document zal gebruikt worden geen partij is bij het Apostilleverdrag, zal de legalisatieprocedure moeten worden gevolgd:
=> Uitgifte publiek document in land van herkomst
- Stap 1: authenticatie van het document door de ambtenaar burgerlijke stand
- Stap 2: authenticatie door FOD Justitie
- Stap 3: authenticatie door FOD Buitenlandse Zaken
- Stap 4: authenticatie door het consulaat van de ontvangststaat
- Stap 5: authenticatie door FOD Buitenlandse Zaken van de ontvangststaat
=> Publiek document klaar voor gebruik in ontvangststaat
Door de apostille wordt het legalisatieproces herleid naar slechts 2 stappen:
=> Uitgifte publiek document in land van herkomst
- Stap 1: apostille afgegeven door de bevoegde autoriteit in de herkomststaat
- Stap 2: apostille geverifieerd door ontvangststaat
=> Publiek document klaar voor gebruik in ontvangststaat
Soms zal er geen enkele vorm van legalisatie nodig zijn, dit is bijvoorbeeld het geval tussen de landen van de Europese Unie, aangezien het vrij verkeer van documenten hier speelt.
3. Wie zorgt voor een E-apostille of een E-legalisatie op een beëdigde vertaling?
De digitale apostille of legalisatie voor op uw beëdigde vertaling kan enkel aangevraagd worden door de beëdigde vertalers van Crealingua.be. Ze voeren dus uw beëdigde vertaling uit én vragen de nodige legalisatie(s) aan. Alle beëdigde vertalers van Crealingua vertaalbureau zijn erkende, geaccrediteerde partners en moeten hun aanvraag direct en persoonlijk online indienen via het online platform van FOD Buitenlandse Zaken: https://elegalisation.diplomatie.be/.
4. Belgische beëdigde vertalers aan de digitale top in Europa wat betreft E-legalisaties en E-apostilles
Sinds 2018 worden apostilles enkel nog digitaal afgeleverd. Legalisaties kunnen nog zowel op papier als digitaal worden afgeleverd. De Belgische beëdigde vertalers behoren hiermee tot de top binnen Europa die exclusief E-apostilles kunnen afleveren aan hun bedrijfsklanten en particuliere klanten. Beëdigde vertalers in andere landen die uitsluitend digitale apostilles afleveren zijn Colombia, Letland en Armenië.(1)
Deze digitale apostilles en legalisaties zijn zeer interessant voor Belgen die zich in het buitenland bevinden, en bijvoorbeeld een diploma, vonnis of geboorteakte willen laten vertalen bij een vertaalbureau zoals Crealingua.(2) Ze kunnen de gelegaliseerde beëdigde vertaling namelijk aanvragen én ontvangen vanuit het buitenland van een Belgische beëdigde vertaler, via mail.
5. Wat is het verschil tussen het oude papieren legalisatie- en apostillesysteem en de nieuwe digitale E-apostille?
Om het verschil tussen beide systeem concreet te maken laten we achtereenvolgens oud-minister van Justitie Vincent Van Quickenborne (Open VLD) en de voormalige voorzitter van beroepsvereniging Lextra Lingua, die mee aan de wieg stond van de wetswijziging, Bob Muyllaert, aan het woord via twee quotes uit krantenartikels gepubliceerd in de zakenkrant De Tijd uit 2022 en 2023.
Vincent Van Quickenborne: “Bij de omslachtige papieren validatieprocedure met stempels moet de vertaler of de vertaler-tolk het document fysiek en tijdens de openingsuren ter legalisatie aanbieden bij de loketten van FOD Justitie en FOD Buitenlandse Zaken in Brussel. Daardoor ging veel tijd verloren. Bovendien zijn er vaak wachtrijen omdat jaarlijks zowat 18.000 documenten gelegaliseerd worden. Na de verplichte stempels moet het document tijdig op de bestemming raken.”(3)
Bob Muyllaert: “De verplaatsingen naar het loket van de FOD Buitenlandse Zaken bracht handenvol tijd en veel kosten mee.”(4)
Als beëdigd en erkend vertaler, en zaakvoeder van Crealingua Vertaalkantoor kan ik bovenstaande beweringen alleen maar confirmeren. De tijd, energie en werkingskosten die worden uitgespaard met het nieuwe legalisatie- en apostillesysteem zijn gigantisch. Niet enkel voor mezelf als beëdigd vertaler, maar voor alle beëdigde vertalers in België. Ook voor de bedrijfsklanten en particuliere klanten van ons vertaalbureau Crealingua zijn de voordelen groot. Onderstaand logistiek schemaatje over het uitvoeren van beëdigde vertalingen en het laten apostilleren van de vertaling door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken vergelijkt het oude papieren, analoge regime en de nieuwe digitale, elektronische procedure. De verschillen spreken boekdelen.
|
|
Het oude papieren analoge logistieke en administratieve proces bij het uitvoeren van een beëdigde vertaling en het aanvragen van een apostille bij FOD Buitenlandse Zaken
(tot en met 30/11/2022)
|
Het nieuwe digitale logistieke en administratieve proces bij het uitvoeren van een beëdigde vertaling
(vanaf 1/12/2022)
|
|
Stap 1
|
Beëdigde vertaler print vertaling uit
|
De beëdigde vertaler print helemaal niks meer uit! De vertaling die in een Word-/DOCX-formaat werd opgemaakt, wordt nu omgezet naar een PDF-formaat. Deze PDF wordt elektronisch ondertekend door de beëdigde vertaler. De handtekening kan direct gecontroleerd worden. Het validatiescherm meldt: “De handtekening is GELDIG en is ondertekend door Geert Vancoillie. De handtekening werd gevalideerd op de tijd van de ondertekening.”
|
|
Stap 2
|
Beëdigde vertaler zet fysieke handtekening en stempel op papieren vertaling
|
Als erkende, geaccrediteerde partner kan de beëdigde vertaler nu direct inloggen op het online platform van https://elegalisation.diplomatie.be/ om daar zijn beëdigde vertaling in PDF-formaat online te laten voorzien van een apostille.
|
|
Stap 3
|
Beëdigde vertaler rijdt naar rechtbank (heenreis)
|
Meestal binnen de +/- 24 uren kan de beëdigde vertaler, na online betaling van de kosten, de geapostilleerde vertaling downloaden in een PDF. De PDF is gecertificeerd door de FOD Buitenlandse Zaken met een certificaat uitgegeven door Globalsign Atlas R45 AATL CA 2020.
|
|
Stap 4
|
Voorzitter rechtbank legaliseert met zijn/haar/hun (blauwe) stempel en eigen handtekening de handtekening van de vertaler
|
De beëdigde en digitaal geapostilleerde vertaling kan nu meteen al naar de klant verstuurd worden via e-mail.
|
|
Stap 5
|
Beëdigde vertaler rijdt terug naar rechtbank om zijn gelegaliseerde vertaling (zie stap 4) af te halen (terugreis)
|
Totale doorlooptijd: +/- 48 uren
|
|
Stap 6
|
Beëdigde vertaler bereidt in zijn vertaalbureau de afhaling door koerier voor (scannen, in omslag steken enz.)
|
|
|
Stap 7
|
Koerier komt afgewerkte beëdigde vertaling afhalen in vertaalbureau Crealingua
|
|
|
Stap 8
|
De koerier rijdt eerst naar FOD Justitie, Waterloobaan 115, Brussel om daar de door de beëdigde vertaler afgetekende vertaling (1) en de door de voorzitter van rechtbank eerste aanleg gelegaliseerde vertaling (2) van een tweede (rode) legalisatiestempel te voorzien
|
|
|
Stap 9
|
De koerier rijdt vanuit FOD Justitie naar FOD Buitenlandse Zaken in de Karmelietenstraat 115 in Brussel om de beëdigde vertaling (die reeds 2 keren werd gelegaliseerd: rechtbank en FOD Justitie) nu te voorzien van een apostillesticker (voor gebruik in apostillelanden) of een legalisatiesticker (voor gebruik in niet-apostillelanden)
|
|
|
Stap 10
|
De koerier brengt de afgewerkte documenten (stap 9) terug naar Vertaalbureau Crealingua
|
|
|
Stap 11
|
De administratieve medewerker van Vertaalbureau Crealingua bereidt nu de finale verzending voor naar de klant van het vertaaldossier (scannen, in omslag steken, frankeren)
|
|
|
Stap 12
|
De Crealingua-medewerker rijdt naar het Bpost-postkantoor om een aangetekende zending te doen naar de klant.
|
|
|
|
Totale doorlooptijd: minstens 5 à 6 werkdagen
|
|
Tabel 1. Vergelijkende tabel oude en nieuwe legalisatieprocedure
6. Hoeveel legalisaties en apostilles werden er afgeleverd sinds de wetswijziging in 2022?
Uit de jaarrapporten van de FOD Buitenlandse Zaken(5) kunnen we het jaarlijkse aantal apostilles en legalisaties afleiden. We beperken ons tot de cijfers van de jaren 2023, 2024 en 2025 aangezien de wetswijziging pas in december 2022 werd doorgevoerd.
Tabel 2. De evolutie van het aantal apostilles en legalisaties sinds de wetswijziging in 2022
Het grotere aandeel apostilles in vergelijking met legalisaties valt te verklaren door het steeds groeiende aantal lidstaten aangesloten bij het Apostilleverdrag. Meer over dit verdrag kan je: hier lezen.
7. Hoeveel van de legalisaties en apostilles werden digitaal afgeleverd?
Sinds 2018 worden apostilles exclusief digitaal afgeleverd, dus 100% van de apostilles is elektronisch. In 2022 waren 10.382 van de 40.576 legalisaties digitaal, dat is 25,59%.(6) Voor de jaren 2023, 2024 en 2025 zijn geen aparte cijfers voor digitale legalisaties gekend. Daarom passen we het percentage uit 2022 toe.
|
|
2023
|
2024
|
2025
|
|
E-apostille
|
76.099,00
|
78.843,00
|
78.668,00
|
|
E-legalisatie
|
10.218,76
|
9.236,75
|
9.128,72
|
|
Totaal
|
86.317,76
|
88.079,75
|
87.796,72
|
Tabel 3. Aantal E-apostilles en E-legalisaties afgeleverd in 2023, 2024 en 2025
8. Hoeveel wordt er jaarlijks bespaard door de digitalisatie van legalisaties en apostilles?
De digitalisering van apostilles en legalisaties draagt bij aan het milieu: er wordt papier uitgespaard en er zijn geen fysieke verplaatsingen meer nodig. Ook zijn de digitale legalisaties en apostilles beter beschermd tegen fraude en kunnen deze documenten niet zomaar verloren gaan. Daarbovenop verloopt de legalisatieprocedure aanzienlijk sneller. Ten slotte bespaart het ook heel wat geld en tijd uit, zowel voor de burger als voor beëdigde vertalers en ambtenaren.
Deze financiële besparingen hebben we uitgerekend, en zijn gebaseerd op de stappen van de legalisatieprocedure die hierboven beschreven zijn. We gingen uit van een gemiddelde van 20 km heen en terug naar de rechtbank van eerste aanleg. Het wettelijk forfait van 0,4761 euro per km, dat van toepassing is sinds 1 juli 2026, werd toegepast en gehalveerd, aangezien er ongeveer 2 beëdigde vertalingen per rit werden meegenomen.
Daarnaast is er ook de kost van de aangetekende verzendingen en de arbeidskost voor de administratieve afhandeling (inscannen, naar de post brengen, mailen).
|
Stap uit
tabel 1
|
Handeling
|
Berekening
|
2023
|
2024
|
2025
|
|
3 en 5
|
Vertaler naar rechtbank eerste aanleg, heen en terug (20 km)
|
1) 20 km x totaal uit tabel 3
2) aantal km uit (1) x forfait € 0,4761/km
3) 2 vertalingen/rit: (2) halveren
|
1) 1.726.355,16 km
2) € 821.917,69
3) € 410.958,85
|
1) 1.761.594,92 km
2) € 838.695,34
3) € 419.347,67
|
1) 1.755.934,4 km
2) € 836.000,37
3) € 418.000,18
|
|
&
|
Koerierdienst
– aangetekend versturen naar koerierdienst (€ 10/vertaling)
– kosten dienst (€ 60/vertaling)
– aangetekend versturen naar vertaler (€ 10/vertaling)
|
€ 80,00/vertaling x totaal uit tabel 3
|
€ 6.905.420,80
|
€ 7.046.380
|
€ 7.023.737,6
|
|
11
|
Arbeidskost administratieve afhandeling door vertaler (1u/dossier)
|
€ 10,00/vertaling x totaal uit tabel 3
|
€ 863.177,58
|
€ 880.797,46
|
€ 877.967,2
|
|
|
Aangetekend versturen naar klant
|
€ 40,00/uur x totaal uit tabel 3
|
€ 3.452.710,31
|
€ 3.523.189,83
|
€ 3.511.868,8
|
|
|
Totaal
|
|
€ 11.632.267,54
|
€ 11.869.714,96
|
€ 11.831.573,78
|
Tabel 4. Financiële besparingen sinds de digitalisatie van E-apostilles en E-legalisaties
Als we al alle kostenposten optellen, komen we aan een totale besparing van 35.333.556,63 euro voor de jaren 2023, 2024 en 2025 samen.
9. Toekomst van legalisaties en apostilles: trends en verwachtingen
De digitale apostille en legalisatie zijn op zijn minst een succes te noemen. Hoogstwaarschijnlijk zullen meer en meer landen op de digitale wagen van de E-apostille en E-legalisatie springen. Het is goed mogelijk dat de papieren legalisatie in België uiteindelijk volledig vervangen zal worden door de E-legalisatie, net zoals dat bij de apostille is gebeurd.
Beëdigde vertaalbureaus zoals Crealingua.be genieten van de voordelen van de digitalisatie, en kunnen snellere en kwalitatievere vertalingen aanbieden. Ook kunnen meer tijd en middelen besteed worden aan een persoonlijke aanpak voor elke klant.
Zo kan ik als beëdigd vertaler bij Crealingua meer beëdigde vertalingen in het Nederlands, Engels, Italiaans, Spaans, Frans en Duits uitvoeren, en is een beëdigde vertaling verkrijgen een laagdrempelig en eenvoudig proces voor Belgen in het buitenland.
• Voetnoten & literatuurlijst
Alle bronnen werden voor het laatst geconsulteerd op 3 september 2026.
(1) Minarik, Thomas. “E-Apostille use will grow by 24,39% to 5,1 million globally by 2024”, Apostille London, 8 januari 2024, https://apostillelondon.com/blog/e-apostille-case-study/.
(2) Romans, Stéphanie. “Al 10.000 digitale stempels voor officieel vertaalde documenten”, De Tijd, 22 augustus 2023, https://www.tijd.be/politiek-economie/belgie/federaal/al-10-000-digitale-stempels-voor-officieel-vertaalde-documenten/10487683.html.
(3) Van Oost, Marie. “Legaliseren van vertaalde officiële documenten kan digitaal”, De Tijd, 26 december 2022, https://www.tijd.be/politiek-economie/belgie/federaal/legaliseren-van-vertaalde-officiele-documenten-kan-digitaal/10437133.html.
(4) Zie (2).
(5) FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. (2024). Jaarverslag FOD 2023. https://diplomatie.belgium.be/sites/default/files/2024-08/Jaarverslag_FOD_Buitenlandse_Zaken_2023_web.pdf, p. 33.
FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. (2025). Jaarverslag FOD 2024. https://diplomatie.belgium.be/sites/default/files/2025-06/Jaarverslag_FOD_2024.pdf, p. 32.
FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. (2026). Jaarverslag FOD 2025. https://diplomatie.belgium.be/sites/default/files/2026-04/Jaarverslag_FOD_2025.pdf, p. 34.
(6): FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse handel en Ontwikkelingssamenwerking. (2023). Jaarverslag FOD 2022. https://diplomatie.belgium.be/sites/default/files/2023-12/jaarverslag-fod-buitenlandse-zaken-2022.pdf
• Over de auteur
Dit blogartikel werd geschreven door Geert Vancoillie.
Met een passie voor talen, vertalen en ondernemerschap, startte Geert Vancoillie in 1997 zijn vertaalbureau Crealingua op. Met bijna 30 jaar ervaring heeft Geert een schat aan expertise opgebouwd in beëdigde vertalingen, legalisatie en apostillering van bedrijfsdocumenten voor bedrijven, KMO’s en particulieren.
Geert Vancoillie heeft een dubbele academische achtergrond in taal- en letterkunde en bedrijfskunde. Hij is licentiaat Romaanse talen met een specialisatie in Italiaanse letterkunde (KUL) en behaalde ook een MBA aan de Vlerick Business School (UGENT).
Geert Vancoillie staat nog dagelijks met beide benen in de vertaalpraktijk. En heeft sinds 1997 al meer dan 5.000 ondernemers geholpen bij het beëdigd vertalen van belangrijke bedrijfsdocumenten. Hij is zelf een expert beëdigd vertaler erkend door de FOD Justitie.be voor Nederlands, Frans, Engels, Duits, Spaans en Italiaans.
Met een uitgebreid netwerk van native vertalers biedt Crealingua.be eveneens beëdigde vertalingen aan in meer dan 40 talen.
• Over Crealingua.be
Vertaalbureau Crealingua is een officieel vertaalbureau met beëdigde vertalers erkend door FOD Justitie.be. Crealingua is al sinds 1997 en dus bijna 30 jaar expert in beëdigde vertalingen voor particulieren, bedrijven en de publieke sector. Vertrouwd door meer dan + 5.000 klanten. Met positieve reviews en een kwaliteitsscore van 9,2 /10.
Vertaalkantoor Crealingua is op vandaag uitgegroeid tot één van de marktleiders in Vlaanderen voor professionele en beëdigde vertalingen van alle documenten en beschikt over een uitgebreid team van:
• Beëdigde vertalers
• Juridische beëdigde vertalers
• Marketing vertalers
• HR-vertalers
• Financiële vertalers
• Technische vertalers
